Thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp nhận thấy văn phòng đại diện (VPĐD) không còn phù hợp với chiến lược phát triển hoặc gây phát sinh chi phí không cần thiết. Lúc này, việc thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty là bước đi hợp lý để tối ưu nguồn lực. Với hơn 10 năm hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực pháp lý – kế toán, Tư Vấn Sao Vàng sẽ chia sẻ quy trình, hồ sơ và lưu ý thực tế để doanh nghiệp thực hiện đúng luật, tránh rủi ro.

1. Văn Phòng Đại Diện Là Gì?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, VPĐD là đơn vị phụ thuộc của công ty, hoạt động với chức năng đại diện ủy quyền, thực hiện nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại chứ không trực tiếp kinh doanh sinh lời.

Ví dụ thực tế: Một khách hàng của Sao Vàng – công ty sản xuất thiết bị điện tử tại TP.HCM – từng mở VPĐD ở Đà Nẵng để nghiên cứu thị trường miền Trung. Tuy nhiên, do chi phí duy trì lên đến 300 triệu đồng/năm mà hiệu quả không cao, họ đã quyết định giải thể VPĐD này để tập trung nguồn lực vào chi nhánh bán hàng.

2. Khi Nào Doanh Nghiệp Cần Giải Thể Văn Phòng Đại Diện?

Ngoài yếu tố chiến lược kinh doanh, pháp luật quy định các trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải giải thể VPĐD (Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020):

• ✅ Công ty mẹ giải thể ⇒ VPĐD chấm dứt theo.
• ✅ Hết thời hạn ghi trên Giấy phép VPĐD mà không gia hạn.
• ✅ Cơ quan nhà nước thu hồi giấy phép hoạt động.
• ✅ Hoạt động VPĐD không đúng nội dung đã đăng ký.

💡 Kinh nghiệm Sao Vàng: 70% khách hàng giải thể VPĐD do thay đổi định hướng hoặc cắt giảm chi phí.

3. Quy Trình Thủ Tục Giải Thể Văn Phòng Đại Diện Công Ty

Quy trình gồm 3 bước chính, mỗi bước đều có yêu cầu hồ sơ và thời hạn cụ thể.

🔹 Bước 1: Hoàn Tất Nghĩa Vụ Thuế & Chấm Dứt Mã Số Thuế VPĐD

Trước tiên, doanh nghiệp cần quyết toán và đóng toàn bộ nghĩa vụ thuế.

Hồ sơ chấm dứt mã số thuế VPĐD:

• Thông báo chấm dứt mã số thuế (Mẫu 24/ĐK-TCT).
• Quyết định giải thể VPĐD (do chủ sở hữu hoặc hội đồng quản trị ký).
• Biên bản họp về việc chấm dứt hoạt động VPĐD.
• Giấy ủy quyền (nếu người đại diện không trực tiếp làm thủ tục).

👉 Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi VPĐD đặt trụ sở.
Thời gian xử lý: 3 – 5 ngày làm việc.

🔹 Bước 2: Thủ Tục Giải Thể Tại Phòng Đăng Ký Kinh Doanh

Sau khi cơ quan thuế xác nhận hoàn tất nghĩa vụ, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ giải thể tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (qua cổng điện tử hoặc trực tiếp).

Hồ sơ gồm:

• Thông báo giải thể VPĐD.
• Quyết định và Biên bản họp về giải thể.
• Văn bản ủy quyền (nếu có).
• Bản sao CMND/CCCD của người nộp hồ sơ.

⏳ Thời hạn xử lý: Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

🔹 Bước 3: Hoàn Trả Con Dấu VPĐD (Nếu Có)

• VPĐD thành lập trước 01/07/2015 (sử dụng con dấu do công an cấp): phải trả lại con dấu cho cơ quan công an.
• VPĐD dùng con dấu tự khắc: con dấu tự động hết hiệu lực sau khi giải thể, không cần hoàn trả.

4. Lưu Ý Quan Trọng Khi Giải Thể VPĐD

• ⏰ Thời hạn 15 ngày kể từ ngày bị thu hồi giấy phép, doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục giải thể (trừ trường hợp bị cưỡng chế nợ thuế).
• ❗ Không thông báo giải thể sẽ bị phạt từ 20 – 30 triệu đồng (Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
• 📝 Hồ sơ phải trung thực, chính xác; mọi sai sót sẽ khiến thủ tục bị trả lại.

Tham Khảo: Thủ tục giải thể chi nhánh công ty nhanh gọn

Tham Khảo: Thủ tục giải thể công ty TNHH 1 thành viên

5. Câu Hỏi Thường Gặp

🔸 Có cần làm thủ tục thuế khi giải thể VPĐD?
✔️ Có. Đây là bước bắt buộc để chấm dứt mã số thuế.

🔸 VPĐD đã giải thể, công ty có được mở lại?
✔️ Hoàn toàn được. Pháp luật không hạn chế việc mở lại VPĐD sau khi đã giải thể.

🔸 Không trả con dấu VPĐD thì sao?
✔️ Với con dấu do công an cấp, nếu không trả sẽ bị xử phạt và gặp khó khăn trong thủ tục đóng hồ sơ.

6. Dịch Vụ Hỗ Trợ Giải Thể Văn Phòng Đại Diện Tại Sao Vàng

Thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi làm thủ tục do hồ sơ phức tạp, phải làm việc với nhiều cơ quan. Tư Vấn Sao Vàng cung cấp dịch vụ trọn gói:

• ✅ Soạn hồ sơ và làm việc với cơ quan thuế, Sở KH&ĐT.
• ✅ Đại diện doanh nghiệp nộp và theo dõi hồ sơ.
• ✅ Hoàn tất trong 7 – 10 ngày làm việc.

💬 Liên hệ ngay Sao Vàng để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá chi tiết.

📌 Kết Luận

Thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tránh các rủi ro pháp lý. Với kinh nghiệm xử lý hàng trăm hồ sơ mỗi năm, Tư Vấn Sao Vàng cam kết hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng, an toàn và tuân thủ pháp luật.