Chi phí lãi vay là gì? Hướng dẫn hạch toán chuẩn quy định?

Trong suốt hơn 9 năm tư vấn kế toán – thuế cho hơn 2.700 doanh nghiệp vừa và nhỏ, tôi từng chứng kiến không ít đơn vị lúng túng khi xử lý chi phí lãi vay trong sổ sách kế toán. Có doanh nghiệp thậm chí bị loại trừ hàng trăm triệu đồng lãi vay khỏi chi phí được khấu trừ thuế chỉ vì không đáp ứng đủ điều kiện. Bài viết này được Quản Lý Sao Vàng tổng hợp nhằm giúp doanh nghiệp hiểu đúng – ghi đúng – tối ưu đúng về chi phí lãi vay, một cách chi tiết, dễ hiểu và tuân thủ pháp luật.

1. Chi phí lãi vay là gì?

Chi phí lãi vay là khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho các khoản vay tài chính từ ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc cá nhân, dùng để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Khoản này được hạch toán vào chi phí tài chính (TK 635) nếu đủ điều kiện.

📌 Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật tại TP.HCM vay 2 tỷ đồng từ ngân hàng BIDV với lãi suất 11%/năm để mua máy CNC. Trong vòng 12 tháng, chi phí lãi vay phải trả là hơn 220 triệu đồng, hoàn toàn được khấu trừ thuế TNDN nếu đủ điều kiện.

2. Đặc điểm của chi phí lãi vay

• Mang tính tài chính định kỳ: Phát sinh đều đặn theo kỳ trả lãi.
• Phụ thuộc hợp đồng vay: Mức lãi vay phải có căn cứ hợp pháp.
• Ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trước thuế.
• Tuân thủ giới hạn thuế: Vượt ngưỡng sẽ không được khấu trừ.

3. Các quy định pháp luật liên quan đến chi phí lãi vay

3.1 Giao dịch liên kết

Theo Điều 16 Nghị định 132/2020/NĐ-CP, tổng chi phí lãi vay được trừ không vượt quá 30% tổng lợi nhuận thuần + chi phí khấu hao + chi phí lãi vay (sau khi trừ lãi tiền gửi/cho vay). Phần vượt sẽ không được khấu trừ và chuyển sang kỳ sau tối đa 5 năm.

3.2 Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Căn cứ Thông tư 96/2015/TT-BTC:

• Vượt quá 150% lãi suất cơ bản → Không được khấu trừ.
• Vốn điều lệ góp chưa đủ → Chi phí lãi vay tương ứng bị loại trừ.
• Mục đích không phục vụ SXKD → Không hợp lệ.

⚠️ Lưu ý: Các chi phí lãi vay vốn hóa cho đầu tư tài sản dở dang sẽ không được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính mà phải phân bổ dần.

4. Cách tính chi phí lãi vay (Chuẩn theo chuẩn mực kế toán và thông lệ Việt Nam)

4.1 Chi phí lãi vay ngân hàng

Công thức:

Ví dụ thực tế: Công ty A vay 1 tỷ đồng từ ngân hàng với lãi suất 10%/năm, trả gốc định kỳ hằng tháng.

• Tháng đầu: Lãi = (1.000.000.000 x 0,10 x 30)/365 ≈ 8.219.178 đồng.
• Tháng sau: Dư nợ giảm, lãi tương ứng cũng giảm.

Tổng lãi vay năm = xấp xỉ 55 – 65 triệu đồng, tùy dư nợ thực tế từng tháng.

4.2 Chi phí lãi vay từ cá nhân, tổ chức khác

Công thức tương tự, nhưng thường phải chịu thêm thuế TNCN 5% nếu doanh nghiệp trả thay.

5. Hạch toán chi phí lãi vay: Hợp lý – Không hợp lý – Vốn hóa

5.1 Chi phí lãi vay hợp lý

Điều kiện:

• Có hợp đồng vay, chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Dùng cho SXKD.
• Lãi suất không vượt giới hạn pháp lý.

Bút toán:

5.2 Chi phí lãi vay không hợp lý

Ví dụ: DN chưa góp đủ vốn điều lệ, vay tiền mua xe Lexus cho Giám đốc → Không hợp lệ.

Hạch toán:

Và loại ra khi quyết toán thuế (Chỉ tiêu B4 – Tờ khai 03/TNDN).

5.3 Vốn hóa chi phí lãi vay

Áp dụng cho đầu tư tài sản dở dang:

Khoản chi phí này sẽ được phân bổ vào giá trị tài sản cố định.

6. Thuế TNCN từ lãi vay cá nhân

Doanh nghiệp vay vốn cá nhân phải nộp thay 5% thuế TNCN (nếu có thỏa thuận). Hạch toán như sau:

• Nếu DN chịu thuế:

• Nếu cá nhân chịu thuế:

7. Kết luận: Vì sao doanh nghiệp cần hiểu rõ chi phí lãi vay?

Từ trải nghiệm thực tế khi hỗ trợ quyết toán hơn 800 hồ sơ/năm, Quản Lý Sao Vàng nhận thấy: doanh nghiệp sai lầm phổ biến nhất là tưởng rằng cứ có hợp đồng vay là được trừ thuế. Thực tế, có rất nhiều ràng buộc về:

• Vốn điều lệ
• Lãi suất hợp lý
• Chứng từ đầy đủ
• Mục đích vay vốn

✅ Gợi ý: Doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ tỷ lệ chi phí lãi vay trong báo cáo tài chính và lưu trữ đầy đủ hợp đồng, chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Việc này giúp bạn tránh bị loại trừ chi phí khi quyết toán thuế, đồng thời tối ưu được dòng tiền và chiến lược vay vốn.

Tham Khảo: Chi phí tài chính là gì? Góc nhìn của Tư Vấn Sao Vàng

Tham Khảo: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ | Bản đồ dòng tiền doanh nghiệp