Cơ Cấu Tổ Chức Công Ty TNHH: Hiểu Đúng, Làm Đúng

I. Cơ cấu tổ chức công ty TNHH là gì?

Cơ cấu tổ chức công ty TNHH là hệ thống các bộ phận, chức danh, trách nhiệm và mối quan hệ quyền lực giữa các vị trí trong công ty, nhằm đảm bảo việc vận hành hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Đối với loại hình công ty TNHH – vốn chiếm hơn 91% tổng số doanh nghiệp tại Việt Nam (theo Tổng cục Thống kê 2024) – việc xác lập cơ cấu tổ chức không chỉ đơn thuần là hình thức hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng quản trị, gọi vốn, phân chia lợi nhuận và quản lý rủi ro.

II. Vì sao cơ cấu tổ chức là yếu tố sống còn với công ty TNHH?

Tại Tư Vấn Sao Vàng, qua hơn 750 hồ sơ tư vấn doanh nghiệp mỗi năm, chúng tôi nhận thấy những công ty có cơ cấu tổ chức rõ ràng thường tăng trưởng doanh thu gấp 1,8 lần so với các công ty chưa có sự phân định quyền lực và chức năng hợp lý.

Một khi chọn được cơ cấu tổ chức khoa học giúp:

• Phân quyền rõ ràng, tránh chồng chéo công việc.
• Tăng hiệu suất điều hành, đặc biệt với mô hình công ty quy mô vừa và nhỏ.
• Giảm rủi ro pháp lý do vi phạm nghĩa vụ, quyền hạn.
• Tạo điều kiện thuận lợi để kêu gọi đầu tư hoặc chuyển đổi mô hình công ty.

III. Cơ cấu tổ chức đối với công ty TNHH một thành viên

Tùy theo chủ sở hữu là cá nhân hay tổ chức, công ty TNHH một thành viên có thể lựa chọn một trong hai mô hình quản lý sau:

1. Chủ sở hữu là cá nhân:

• Chủ tịch công ty hay (đồng thời là đại diện pháp luật).
• Giám đốc hoặc Tổng giám đốc (nếu có nhu cầu).

Ví dụ: Công ty TNHH TM-DV Phúc Minh do chị Trần Thị Hương làm chủ, ban đầu hoạt động theo mô hình 1 người, tự điều hành mọi hoạt động. Sau 1 năm, chị Hương bổ sung chức danh Giám đốc để phân tách quyền quản lý và điều hành, giúp tối ưu hóa quản lý nhân sự.

2. Chủ sở hữu là tổ chức:

Có hai phương án:

• Chủ tịch của công ty + Giám đốc/Tổng giám đốc + với Ban kiểm soát
• Hội đồng thành viên (03–07 người) + Giám đốc/Tổng giám đốc + Ban kiểm soát

Mỗi thành viên Hội đồng thành viên sẽ thực hiện quyền nhân danh chủ sở hữu, trong khi Giám đốc chịu trách nhiệm vận hành công ty hàng ngày. Ban kiểm soát là cơ quan độc lập, giám sát tuân thủ, báo cáo về chủ sở hữu tổ chức.

IV. Cơ cấu của tổ chức loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên

Đây là mô hình thường thấy ở doanh nghiệp gia đình hoặc doanh nghiệp có sự góp vốn hợp tác giữa 2–50 cá nhân/tổ chức.

Thành phần tổ chức chính:

1. Hội đồng thành viên sẽ (gồm hết tất cả các thành viên góp vốn).
2. Chủ tịch Hội đồng thành viên người này (có thể kiêm Giám đốc).
3. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
4. Ban kiểm soát (bắt buộc nếu công ty có trên 11 thành viên).

Hội đồng thành viên có quyền:

• Ra quyết định chiến lược.
• Bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc.
• Thông qua báo cáo tài chính, tăng/giảm vốn điều lệ.
• Phân chia về mặt lợi nhuận và được xử lý tài sản công ty.

Giám đốc (hoặc Tổng giám đốc) là những người điều hành trực tiếp:

• Tổ chức về mặt nhân sự, thực hiện ký kết hợp đồng.
• Thực hiện kế hoạch kinh doanh.
• Chịu trách nhiệm khi có vấn đề trước Ban Hội đồng thành viên.

Ban kiểm soát:

• Giám sát hoạt động tài chính, tuân thủ điều lệ.
• Có quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán.

Tham Khảo: Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Đầu Tư IRC – Nhà đầu tư cần biết

Tham Khảo: IRC và ERC là gì? Phân biệt IRC và ERC dễ dàng

V. Kinh nghiệm tư vấn thực tế từ Tư Vấn Sao Vàng

Trong một dự án tư vấn cho Công ty TNHH Xây dựng Thái Dương (TP.HCM), ban đầu công ty hoạt động dưới hình thức hai thành viên đồng sở hữu nhưng không có cơ cấu phân quyền rõ ràng, dẫn đến mâu thuẫn trong việc quyết định mua sắm máy móc giá trị lớn. Sau khi chúng tôi thiết kế lại mô hình tổ chức, trong đó bổ nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên chuyên trách chiến lược và Giám đốc điều hành vận hành, doanh thu tăng 35% chỉ trong 6 tháng nhờ ra quyết định nhanh và đồng thuận hơn.

VI. Kết luận & lời khuyên dành cho nhà quản trị

Việc xây dựng cơ cấu tổ chức công ty TNHH không chỉ là thủ tục hành chính khi đăng ký kinh doanh, mà là nền tảng vận hành bền vững cho doanh nghiệp trong dài hạn. Một cơ cấu linh hoạt, minh bạch, rõ trách nhiệm sẽ tạo tiền đề cho tăng trưởng.

Tư vấn Sao Vàng khuyến nghị:

• Đối với công ty TNHH một thành viên: Nên có chức danh Giám đốc điều hành tách biệt để tăng hiệu suất.
• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Cần quy định cụ thể quyền biểu quyết theo tỷ lệ góp vốn, tránh xung đột dài hạn.
• Cập nhật Điều lệ công ty thường xuyên, đảm bảo phù hợp với thay đổi nhân sự và pháp luật.